私の勤める会社でも令和５年分（２０２３年）の年末調整からデジタル化を行いました。その手順ややり方を紹介したいと思います！
年調のデジタル化は敷居が高い！？
これまで社員から紙で提出してもらっていた年末調整担当者にとって、デジタル化は大きなイベントの一つでしょう。また新しい事を覚えたり、新しい業務フローを作成する必要があるのでイザやるにも腰が重いでしょう。でも実際にやってみるとそこまで大変ではありませんし、この記事を見れば大枠理解できると思います。
大きな流れ
実際にデジタル化する流れは以下のとおりです。簡単です。
- 年調ソフト（無料）を社員にダウンロード、インストールしてもらう
- 年調ソフトに自社情報を取り込んでもらうので、そのためのデータを作る（５分でできる）
- 年調ソフトを使って年末調整データを作成してもらう
- 作成したデータを提出してもらう
それぞれの工程でちょっとしたポイントがあるのでそれを共有しておきますね。
各工程のポイント
年調ソフト（無料）を社員にダウンロード、インストールしてもらう
工程を大きく４つに区切ったら、社員さんにも時期を４つに分けて作業してもらいます。まずは〇月〇日までにダウンロードしてインストールしてください、分からなければ聞いてくださいという形にすると質疑応答が各工程で分散せず、社員の進捗も終えるので楽に作業が進められます。
年調ソフトは国税庁ＨＰよりWinwods版、マック版、携帯電話用のアプリなどが直接ダウンロードできます。直接ダウンロードができますが、何名かの社員がエラーになったので公式アプリストアから取得した方が良いようです。
年調ソフトに自社情報を取り込んでもらうので、そのためのデータを作る（５分でできる）
年調担当者も年調ソフトをインストールして、企業担当者用のメニューで作成します。会社名や法人番号などなので簡単にできます。作成したファイル.xmlという拡張子のファイルが作られるので、それを各社員が取り込みできるようにデータを配布しましょう。私は社内のオンラインストレージ上で共有しました。
年調ソフトを使って年末調整データを作成してもらう
年調データの入力方法は３つあります。
①今までの紙を参照しながら入力する方法
②【推奨】各保険会社から直接データを取得、年調ソフトにインポート
③マイナポータルより取得 マイナポータルと連携した年末調整手続｜国税庁
※特に②が早めに利用準備ができ、作業も楽、また紙の提出も不要となるため、推奨です。ただし保険会社によっては利用できないため、①と②を併用する事もあります。
作成したデータを提出してもらう
すべてが電子データである場合と、一部でも紙が入る場合で提出方法が変わります。これは会社にもよるのですが、総じて全てが電子データになると提出者も年調担当者も楽になるのでをそれを推奨します。私はケース別に図を作成して社員に分かりやすいようにマニュアルを工夫して展開しています。（図はここで共有はできないので申し訳ありません）
まとめ
どうでしょうか？あと少しだけ細かい部分のテクニックや工夫はありますがそこまで難しくはありません。一度やってしまえば来年からは社員もデータありきで作業できるので楽ですし、実際にデータで提出されたものを給与ソフトに取り込むだけなので事務ミスも減り非常にストレスが下がりました。ぜひ皆さんもやってみてください。どうしても難しい場合には私の方でコンサル？も可能かもしれません（笑）
